재직증명서와 경력증명서의 가장 큰 차이는 증명하려는 시점과 내용이다. 재직증명서는 발급일 현재 특정 사업장에 근무하고 있다는 사실을, 경력증명서는 일정 기간 어떤 직위에서 무슨 업무를 했는지를 확인하는 데 주로 쓰인다.

재직증명서에는 일반적으로 근로자의 성명과 회사명, 입사일, 소속, 직위, 발급일 등이 담긴다. 금융기관이나 행정기관 등에 현재 근무 상태를 증빙할 때 활용되며, 제출처에 따라 용도나 발급일 기준을 추가로 요구할 수 있다.

경력증명서는 근무 시작일과 종료일, 소속 부서, 직위, 담당업무, 근무형태 등이 중요한 문서다. 채용 과정에서 특정 분야의 실무 경험을 심사할 때는 담당업무가 구체적으로 적혀 있어야 경력 인정 여부를 판단할 수 있다. 현재 근무 중인 사람도 재직 기간과 담당업무가 포함된 경력증명서를 발급받을 수 있다.

근로기준법상 공식 용어는 ‘사용증명서’다. 현행 근로기준법 제39조는 근로자가 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등 필요한 사항의 증명을 청구하면 사용자가 사실대로 작성해 즉시 내주도록 규정한다. 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적어야 한다.

근로기준법 시행령 제19조에 따르면 사용증명서를 청구할 수 있는 사람은 계속해 30일 이상 근무한 근로자이며, 퇴직자는 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있다. 고용노동부는 재직 중인 근로자도 사용증명서를 요구할 수 있고 경력증명서와 사용증명서의 기재 내용은 거의 유사하다고 해석한다. 사용증명서 교부 의무를 위반하면 500만원 이하의 과태료 부과 대상이 될 수 있다.

현재 근무 여부만 증명해야 한다면 재직증명서가 적합하고, 근무기간과 구체적인 직무 이력을 보여줘야 한다면 경력증명서를 준비하는 것이 일반적이다. 문서 명칭보다 제출처가 요구한 근무기간, 담당업무, 직위, 근무시간과 발급일 기준이 모두 포함됐는지를 확인해야 한다.